Travelbase FAQ

Wat inbegrepen is, verschilt van reis tot reis, maar over het algemeen kan je rekenen op:

• Een compleet reisschema inclusief alle must-sees, verborgen parels en unieke activiteiten.
• Overnachtingen: van authentieke accommodaties tot prachtige kampeerplekjes midden in de natuur.
• Transport ter plaatse: denk bijvoorbeeld aan een 4×4 (met daktent), een vespa, of een shuttlebus die je overal naartoe brengt.
• Ondersteuning voor én tijdens je reis. We bezorgen je alle informatie die je nodig hebt om goed voorbereid op reis te kunnen vertrekken en ter plaatse kan je rekenen op de hulp en tips van ons team.

De Superflex annuleringsvoorwaarden zijn beschikbaar voor iedereen die vroeg boekt. 

Je kan er je reis mee verplaatsen naar een andere periode binnen hetzelfde seizoen (afhankelijk van de beschikbaarheden) of kosteloos annuleren voor een bepaalde datum, die uitdrukkelijk vermeld staat op het inschrijvingsformulier en de website van de desbetreffende reis.

Als de deadline om de Superflex annuleringsvoorwaarden toe te passen reeds verstreken is, dan gelden de algemene annuleringsvoorwaarden.

Binnen de 5 dagen na je inschrijving zal je een voorschot moeten betalen om je reis te bevestigen. Daarna heb je nog tot een aantal weken voor vertrek om je opties te wijzigen en het restbedrag te betalen. Als je wijzigingen aanbrengt, wordt het voorschot automatisch herberekend.

Er zijn diverse betaalmogelijkheden, waaronder Bancontact, Mastercard, iDeal. Is je betaling mislukt? Dan is er waarschijnlijk een fout opgetreden bij het invoeren van het referentienummer of heb je de limiet van je rekening overschreden.

Wil je graag zorgen op reis? Dan kan je de volgende verzekeringen afsluiten:

• Reisbijstandsverzekering
• Annuleringsverzekering
• Schadevrijstelling (voor sommige reizen)

Meer informatie over de verschillende opties en voorwaarden kan je terugvinden op het inschrijvingsformulier en de website van de desbetreffende reis. 

Als je een cadeaubon of kortingscode hebt, dan kan je die ingeven aan het begin van het inschrijvingsformulier door op “Ik heb een voucher” te klikken. Is je reis al geboekt? Dan kan je er nog voor kiezen om te betalen met een cadeaubon, maar kortingscodes kunnen nadien helaas niet meer toegevoegd worden.

De geldigheidsvoorwaarden van je cadeaubon of kortingscode (waarde, einddatum…) zijn trouwens altijd vermeld op de bon zelf of in de bevestigingsmail.

Als je een Travelbase reis boekt, dan mag je er voor 99% van uitgaan dat die sowieso doorgaat. Alleen bij overmacht kan het gebeuren dat we je reis uitzonderlijk moeten verplaatsen of annuleren, maar dan nemen we uiteraard contact met je op om de mogelijkheden te bespreken!

Afhankelijk van de beschikbaarheden kan je meeste opties (behalve de annuleringsverzekering) nog toevoegen of laten vallen tot ongeveer een maand voor vertrek. Over het algemeen hanteren we het principe first come, first served dus snelle beslissers zijn sowieso in het voordeel.

De prijzen van onze reizen lopen sterk uiteen, maar we doen altijd ons uiterste best om je de beste prijs-kwaliteit ervaring te bieden. 

• Micro-avonturen (zoals The Canoe Trip Friesland of The Packraft Trail) boek je al vanaf €99.
• Meerdaagse Trails binnen Europa kosten tussen de €500 en €900.
• Voor grotere reizen buiten Europa (zoals Uganda Nomads) betaal je bijvoorbeeld €1390.

De uiteindelijke prijs hangt af van de bestemming, de duur van de reis en de eventuele extra’s, zoals kampeermateriaal, maaltijden of transport. Op onze zoek & boek pagina vind je een overzicht van alle reizen en hun prijskaartje.

Je kan je reis, inclusief alle gewenste opties, vastleggen via ons online boekingssysteem en ontvangt daarna meteen een bevestigingsmail. Vervolgens heb je 5 dagen de tijd om je voorschot te betalen voor je reis automatisch geannuleerd wordt. Zo willen we andere avonturiers de kans geven om dezelfde reis te boeken.

Boek je vroeg, dan geniet je van onze Superflex annuleringsvoorwaarden. Meer info onder de FAQ “Wat zijn de Superflex voorwaarden?” Heb je geen Superflex, maar zijn je plannen veranderd? Dan kan je altijd op zoek gaan naar vervangers om je reis over te nemen, maar houd er rekening mee dat daar eventueel extra kosten aan verbonden kunnen zijn.

Het is helaas niet mogelijk om een optie te nemen of een plekje te reserveren, omdat we iedereen een eerlijke kans willen geven om meteen te kunnen boeken.

Wil je er graag als eerste bij zijn als de inschrijvingen voor je favoriete reis openen? Dan raden we je aan om te preregistreren, want dan brengen we je persoonlijk op de hoogte van alle updates en krijg je al een dag voor alle anderen toegang tot het inschrijvingsformulier!

Wij bieden volledig uitgestippelde reizen aan, waardoor het niet mogelijk is om de reisduur en planning aan te passen. Je bent uiteraard vrij om je reis op eigen initiatief te verlengen door nadien bijvoorbeeld nog enkele dagen ter plaatse te verblijven of door te reizen naar een andere bestemming. Bij verschillende reizen bieden we trouwens de mogelijkheid aan om voor een kleine meerprijs een extra overnachting bij te boeken.

Afhankelijk van de reis die je kiest, biedt Travelbase optioneel busvervoer, vluchten en/of shuttles naar de eindbestemming aan. Het transport is altijd zorgvuldig afgestemd op het reisprogramma, zodat je zonder zorgen kan vertrekken.

Kijk je liever zelf voor je transport? Dat is perfect mogelijk, zolang je rekening met de locatie en het uur waarop je verwacht wordt voor het begin van je reis. 

Ja! Voor een aantal van onze reizen kan je vluchten bijboeken en soms zijn ook de transfers van en naar de luchthaven inbegrepen. Houd er wel rekening mee dat ons aanbod beperkt is en dat de vluchten steeds afgestemd zijn op het programma van de reis die je geboekt hebt, waardoor ze niet naar eigen wens in te plannen zijn.

Als je tijdens het boeken geen vlucht kan selecteren, dan komt dat waarschijnlijk omdat:

• We voor de reis/periode die je gekozen hebt, geen vluchten aanbieden.
• Alle plekjes op de vluchten die we aanbieden reeds ingenomen zijn door andere reizigers.

Geen zorgen: in de meeste gevallen kan je nog steeds je eigen vluchten boeken en eventueel aansluiten op onze luchthavenshuttles als je rond hetzelfde uur aankomt.

De gegevens op je vliegticket moeten exact overeenkomen met die op je paspoort.

Belangrijk: Als je een bijnaam of afgekorte naam hebt, gebruik dan altijd je volledige, officiële voor- en achternaam zoals die op je paspoort vermeld staan.

Als je meerdere voornamen of achternamen hebt, vermeld ze dan allemaal. Hoewel dit niet altijd verplicht is, kan het problemen bij het inchecken voorkomen.

Tip: Gebruik bij het inschrijven je officiële voor- en achternaam, dan staan alle gegevens meteen juist in ons systeem.

Heb je de verkeerde naam doorgegeven? Laat het ons dan zo snel mogelijk weten, zodat we een correctie kunnen aanvragen bij de luchtvaartmaatschappij. Houd er wel rekening mee dat er extra kosten in rekening gebracht kunnen worden afhankelijk van de luchtvaartmaatschappij en wanneer je vertrek gepland staat.

Als je je vlucht of bus mist, hangt het vervolg een beetje af van welke reis je geboekt hebt en of je je vervoer via Travelbase geregeld hebt. In het algemeen geldt:

• Als je je vervoer via Travelbase geboekt hebt, staat ons team voor je klaar om je te ondersteunen in geval van problemen. Neem zo snel mogelijk contact op met het noodnummer of de contactpersoon.
• Als je je eigen vervoer geboekt hebt, ben je zelf verantwoordelijk om een oplossing te zoeken.

Als je bagage niet op de bagageband verschijnt, vul dan zo snel mogelijk een Property Irregularity Report (PIR) in.

Stap 1: Meld je vermiste bagage

Je kan je vermiste bagage op twee manieren melden: online via de website van de luchtvaartmaatschappij of direct op de luchthaven bij de balie voor verloren voorwerpen of de bagageservice. Indien mogelijk, kies er dan voor om het op de luchthaven zelf te melden. Het personeel daar kan je direct informeren over waar je bagage zich bevindt, op welke vlucht die is ingeladen en wat de compensatiemogelijkheden zijn.

Heb je vluchten geboekt via Travelbase? Dan vind je in de Travelbase app rechtstreekse links naar de pagina’s met uitleg over vermiste bagage van alle luchtvaartmaatschappijen waar we mee samenwerken.

Stap 2: Dien een bagageclaim in (Property Irregularity Report)

De luchtvaartmaatschappij zal je vragen om een PIR-formulier in te vullen.

Dat is het officiële formulier om vertraagde, verloren of beschadigde bagage te melden. Zorg dat je de volgende gegevens bij de hand hebt:

• Je reserverings- of boekingscode (PNR) en/of ticketnummer (die vind je op je e-ticket)
• De namen van de passagiers
• Een kopie van het bagagelabel
• Een gedetailleerde omschrijving van je koffer (kleur, grootte, materiaal, opvallende kenmerken)

Stap 3: Kies een afleveradres

Geef aan waar je je bagage wil laten bezorgen zodra die gevonden is. Dat kan het adres zijn van je hotel, een toekomstige verblijfplaats of je thuisadres. Zijn je reisplannen gewijzigd? Geef dan een nieuw afleveradres door aan de luchtvaartmaatschappij. De bezorgkosten neemt de luchtvaartmaatschappij op haar rekening.

Stap 4: Vraag naar een compensatie

De meeste luchtvaartmaatschappijen vergoeden noodzakelijke aankopen die je moet doen terwijl je op je bagage wacht. Bewaar dus alle bonnetjes of maak er foto’s van, en vraag bij de maatschappij welke uitgaven vergoed worden en hoe je die kan declareren. Zo voorkom je verrassingen bij het terugvorderen van je kosten.

Stap 5: Volg je bagage

Na het indienen van je melding ontvang je een referentienummer. Hiermee kan je je bagage volgen via WorldTracer, een internationaal volgsysteem dat wordt gebruikt op bijna 2.000 luchthavens door meer dan 360 luchtvaartmaatschappijen. Ook via de Travelbase app heb je directe toegang tot WorldTracer, zodat je de status van je bagage kan volgen en ziet wanneer die naar je onderweg is.

Let op: Travelbase heeft geen invloed op het opsporen of terugbezorgen van verloren bagage.

In de meeste gevallen kan je zelfstandig ter plaatse geraken, maar we raden je sterk aan om de verschillende opties met elkaar te vergelijken. Het is namelijk zo dat het transport dat Travelbase aanbiedt altijd zorgvuldig afgestemd is op je reisschema en dat je voor en na je reis kan rekenen op onze ondersteuning in geval van problemen. Op die manier garanderen we een zorgeloze start van je reis!

Als je je vluchten via Travelbase geboekt hebt, dan is de luchthavenshuttle vaak inbegrepen of makkelijk bij te boeken.

Als je je eigen vluchten geboekt hebt, kan je nog steeds gebruikmaken van onze shuttle als je rond hetzelfde uur aankomt.

De toegestane hoeveelheid bagage verschilt per luchtvaartmaatschappij. Meer informatie kan je terugvinden op de website van de reis die geboekt hebt.

Je toegang tot het vliegtuig kan geweigerd worden als:

• De luchtvaartmaatschappij meer tickets heeft verkocht dan er zitplaatsen zijn.
• Er onverwachts een kleiner toestel ingezet wordt.
• Het aantal stoelen beperkt is door operationele problemen zoals vertragingen of annuleringen.

In bovenstaande gevallen heeft de weigering niks te maken met gezondheidsredenen, veiligheidsproblemen of ontbrekende documenten.

Ga eerst even na welke alternatieven de luchtvaartmaatschappij aanbiedt:

• Een alternatieve vlucht.
• Een volledige terugbetaling, zodat je zelf een nieuwe vlucht kan boeken.

Je hebt het recht om de aangeboden vlucht te weigeren als die niet afgestemd is op je reisplannen.

Optie 1: Een alternatieve vlucht

De luchtvaartmaatschappij zal je een nieuwe vlucht voorstellen waarmee je zo snel mogelijk op je eindbestemming aankomt. Ga je ermee akkoord? Dan heb je geen recht op een terugbetaling, maar wel op een compensatie omdat je boarding geweigerd werd.

Tijdens het wachten op je nieuwe vlucht heb je recht op:

• Maaltijden en drankjes, in verhouding tot de wachttijd.
• 2 gratis telefoongesprekken.
• Een hotelkamer en vervoer naar dat hotel als je anders een nacht op de luchthaven zou moeten doorbrengen.

Optie 2: Een volledige terugbetaling

Heb je je eigen vluchten geboekt?

Dan zal de luchtvaartmaatschappij je vliegticket terugbetalen en moet je zelf een nieuwe vlucht boeken. Je kan wel nog een compensatie aanvragen omdat je boarding geweigerd werd.

Heb je je vluchten via Travelbase geboekt?

Dan zal de luchtvaartmaatschappij je vliegticket niet rechtstreeks terugbetalen, maar boekt Travelbase een nieuwe vlucht. Je kan wel nog een compensatie aanvragen omdat je boarding geweigerd werd.